Ok, być może słyszałeś/słyszałaś już o wirtualnych asystentkach, wiesz mniej więcej, czym się zajmują, i nawet rozważasz możliwość oddelegowania takiej osobie części swoich obowiązków. Nie masz jednak pojęcia, jak się za to zabrać, bo nie wiesz jeszcze, jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką.
Postaram się krótko opisać najistotniejsze kwestie związane z podjęciem współpracy z WA.

Jak znaleźć wirtualną asystentkę?

Ostatnio coraz więcej wirtualnych asystentek pojawia się na rynku polskim, dlatego też znaleźć taką osobę to żaden problem. Jednak gwarantuję, że nie z każdą z nich współpraca się uda. Ważne, aby dobrać WA dopasowaną do siebie. Musisz znaleźć osobę, której zaufasz oraz z którą będziesz nadawać na tych samych falach. Być może ktoś z Twoich znajomych poleci Ci odpowiednią osobę. A może będziesz kierować się referencjami WA lub będzie to metoda prób i błędów. Jeśli to Ty wystawisz ogłoszenie o poszukiwaniach WA, na pewno zgłosi się sporo chętnych, spośród których wybierzesz tę właściwą. 

Jak to dalej wygląda?

Załóżmy, że masz już kandydatkę lub kandydata do współpracy, ale co dalej?
Kontaktujecie się ze sobą, najpierw zazwyczaj mailowo, następnie umawiacie się na rozmowę telefoniczną lub na Skypie. Wówczas ustalane są szczegóły współpracy. Po takiej rozmowie WA przesyła maila z podsumowaniem oraz, jeśli się decydujesz na podjęcie współpracy, umowę i fakturę.
Następnie to Ty musisz wprowadzić wirtualną asystentkę do Twojego biznesu oraz do spraw, którymi chcesz, by się zajęła.

Nie zwlekaj z dostarczeniem jej niezbędnych materiałów oraz dostępów, ponieważ bez tego nie jest ona w stanie rozpocząć pracy dla Ciebie i jest to przedłużaniem z Twojej winy. To może być dla Ciebie nieco czasochłonne i troszkę problematyczne, ale gwarantuję, że wirtualna asystentka szybko się wdroży i będzie wykonywać swoje nowe obowiązki z należytą starannością i dokładnością.
Jeżeli wirtualna asystentka ma już wszystkie niezbędne informacje i materiały oraz podpisaną umowę, a także opłaconą fakturę, zabiera się do pracy.

Skąd umowa?

W związku z tym, że w większości same jesteśmy przedsiębiorcami, dbamy również i o kwestie prawne naszych współprac z klientami. Na rynku jest dostępnych kilka gotowych pakietów umów dla wirtualnych asystentek, przygotowanych wcześniej przez prawników. Zazwyczaj każda z nas posiada już taki pakiet. Dzięki temu Ty, jako klient, nie musisz się tym martwić.

Jak wyglądają płatności?

Należności za usługi wirtualnej asystentki opłacane są zazwyczaj z góry, jeszcze przed rozpoczęciem prac. Najczęściej wybierasz idealny dla siebie pakiet godzin, w ramach którego wirtualna asystentka będzie wykonywać dla Ciebie usługi.

Kontrola czasu pracy

Ze względu na to, iż wirtualna asystentka rozlicza się zwykle godzinowo, obowiązkowo musi ona zliczać czas pracy, który poświęca na zadania dla konkretnego klienta. Korzystamy w tym celu z narzędzi internetowych, ustalając projekt, nad którym w danej chwili pracujemy. Licznik działa na zasadzie minutnika, odliczając czas. Kiedy przerywamy lub kończymy pracę nad danym projektem, zatrzymujemy licznik, a czas sumuje się i zapisuje. Następnie program wysyła nam raport na maila, informujący o ilości czasu, jaki upłynął. A my wysyłamy ten raport do klienta, aby miał podgląd na to, ile godzin z pakietu zostało już wykorzystanych i kiedy ewentualnie należy dokupić kolejne. 

Podsumowanie

Współpraca z wirtualną asystentką wymaga od Ciebie, jako przedsiębiorcy, zaangażowania. Musisz być w stałym kontakcie z Twoją WA, dostarczać jej na bieżąco informacje i materiały. Jeśli uważasz, że nie będziesz mieć na to czasu, to być może współpraca z wirtualną asystentką nie jest dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem.


0 Komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *